Productividad 101

Mantenerse productivo con el día a día de la oficina cuesta. Siempre hay pendientes que atender, proyectos en el caldero y para rematar nunca falta alguien que te roba tiempo inventándose alguna reunión que bien pudo ser un email.

Cuando regresé de mis pseudo vacas en octubre, tenía una avalancha de correos sin responder, y eso que no me desconecté por completo de la oficina a pesar de las siete horas de diferencia… (ya sé, y siento que me miran con ojos de reprobación). La cosa es que no podía postergar el atacar todos esos pendientes, así que desempolvé uno que otro truquillo que me ayudó a salir del atolladero:

1. Actualiza tu agenda (o consíguete una). No importa si llevas tu agenda en papel como yo o si usas algún calendario digital, es importante que tengas claro los plazos de tus proyectos para que puedas priorizar. Apps como OneNote o Evernote son super útiles y puedes sincronizarlos con tu bandeja de Outlook.
2. Controla tu inbox. Escoge una hora específica al día para revisar tu bandeja y de una vez atiende todo lo que sea accionable en el momento como respuestas rápidas o newsletters que puedas leer enseguida (sino, bórralo). Todo lo que requiera una acción más elaborada debe pasar a tu agenda o lista de pendientes. Mi táctica fue, una vez regresé al trabajo, responder los correos desde el último día después de irme de vacaciones por si había algún tema con plazo específico que atender y revisar los correos del día a media mañana y en la tarde.
3. Mantén tu plan de trabajo visible. Para esto puedes apoyarte con un tablero o con un papelógrafo si tienes el espacio, o incluso con una hoja ya sea impresa o a mano que puedas poner en tu cubículo. En mi caso, yo uso las divisiones de vidrio en mi oficina (suena más fancy de lo que es).
4. Regálate quick wins. Empieza con cosas que puedas terminar rápidamente y luego enfócate en tareas que requieran mayor tiempo o concentración. Esto te da una sensación de logro que te motiva a continuar y por lo menos a mí me quita la ansiedad de tener cosas pendientes mientras debo estar enfocada en cosas más importantes.
5. Toma breaks y respeta tus horas de almuerzo. Ya sea entre tareas o que tengas una hora en específico, dedica 15 minutos para alejarte de tu puesto de trabajo. Esto te ayuda a recargar pilas y a mantener un ritmo de trabajo constante durante el periodo que estés dedicando a la tarea. Busca un té, párate y consúltale cara a cara a algún colega sobre ese proyecto en el que están trabajando. También es super importante siempre toma tu almuerzo a la hora que es y fuera de tu puesto.

Lo más importante de todo es que seas tú quien tenga el control de tus prioridades y no que otro defina tu agenda. Recuerda siempre: no todo lo importante es urgente ni todo lo urgente es importante y así mismo tienes que transmitirlo a tus colegas.